I.  CZYM MUSISZ DYSPONOWAĆ BY DO NAS DOŁĄCZYĆ? (kryteria formalne): 

1. obywatelstwo polskie; 

2. wykształcenie wyższe; 

3. co najmniej 4 lata doświadczenia zawodowego, w tym minimum 2 lata doświadczenia w kierowaniu lub koordynowaniu pracą zespołu składającego się z co najmniej 3 osób; 

4. nieposzlakowana opinia i pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 

5. brak prawomocnego skazania za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe. 

*UWAGA: Jeśli nie spełniasz wszystkich powyższych wymogów formalnych nie zostaniesz dopuszczony do udziału w prowadzonym postępowaniu (ocena zerojedynkowa). 

II. CZEGO OCZEKUJEMY? (elementy będące przedmiotem oceny): 

Niezbędne: 

1. znajomość wizji oraz misji Stowarzyszenia Metropolia Krakowska oraz wyzwań i celów wynikających ze Strategii Metropolia Krakowska 2030;  

2. umiejętność samodzielnego planowania i organizowania pracy zespołu;  

3. umiejętność delegowania zadań i nadzorowania ich realizacji;  

4. umiejętność łączenia faktów oraz syntetyzowania informacji;  

5. umiejętność stosowania i interpretacji aktów normatywnych oraz obowiązujących przepisów prawa (zwłaszcza z zakresu prawa pracy i finansów);  

6. umiejętność sporządzania raportów z realizacji dotyczących budżetu i realizacji wskaźników;

7. doskonała organizacja czasu pracy – umiejętność priorytetyzowania zadań i zarządzania kalendarzem przełożonych i podwładnych; 

8. rzetelność w wykonywaniu zadań i dbałość o szczegóły;

9. dbałość o poufność i etykieta biznesowa – znajomość zasad poufności danych oraz protokołu formalnego w kontaktach zawodowych; 

10. proaktywność w poszukiwaniu rozwiązań, samodzielność w rozwiązywaniu problemów oraz odpowiedzialność za realizowane zadania; 

9. otwartość na współpracę i wysoka komunikatywność, zdolności interpersonalne do budowania relacji wewnętrznych i z partnerami zewnętrznymi Stowarzyszenia; 

10. znajomość regulacji dot. funkcjonowania stowarzyszeń; 

11. znajomość zasad przygotowywania umów i prowadzenia dokumentacji biurowej,  
    w tym obiegu dokumentów i archiwizacji; 

12. biegła, praktyczna znajomość aplikacji i narzędzi do komunikacji online (w tym: Teams, Zoom) oraz pakietu MS Office 365 (zwłaszcza SharePoint, MS Planner, MS Lists, To do, Kalendarz); 

13. znajomość języka angielskiego na poziomie min. średniozaawansowanym (B2) w mowie i piśmie.  

Co będzie dodatkowym atutem (fakultatywne): 

1. znajomość regulacji dot. zamówień publicznych oraz kontroli zarządczej i doświadczenie w tym zakresie;  

2. doświadczenie w prowadzeniu spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz procesem udzielania informacji publicznej; 

3. doświadczenie w pracy z zakresu prowadzenia spraw finansowych - księgowych lub kadrowych. 

*UWAGA: Po analizie przedłożonych dokumentów, potwierdzających spełnienie powyżej wymienionych wymagań, zastrzega się prawo zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne jedynie wybranych osób

III. CZYM BĘDZIESZ SIĘ GŁÓWNIE ZAJMOWAĆ? (ramowy zakres wykonywanych zadań): 

Będziesz osobą zarządzająca zespołem ds. administracji i finansów, który ma zapewniać kluczowe wsparcie Zarządu i Biura SMK w zakresie codziennego zarządzania zadaniami, kalendarzem oraz bieżącą korespondencją, a także prowadzenia procesów, wyborem i obsługą wykonawców z zakresu administracyjno-finansowego. Szukamy osoby komunikatywnej, zorientowanej na szczegóły, dobrze zorganizowanej i chętnej do współpracy długoterminowej. 

Twoje zadania będą obejmować wsparcie administracyjno-finansowe Stowarzyszenia Metropolia Krakowska (SMK) oraz Biura SMK. Poniżej możesz zapoznać się ze szczegółowym zakresem wykonywanych zadań:  

1. Koordynowanie pracy zespołu ds. administracji i finansów (AF), polegające w szczególności na:  

• tworzeniu twórczej i przyjaznej atmosfery pracy zespołu oraz wspieraniu podległych pracowników w realizacji zadań;   

• samodzielnym planowaniu i organizowaniu pracy zespołu w szczególności w odniesieniu do celów określonych w Rocznym Programie Prac i Planie Działalności Biura Stowarzyszenia przez zapewnienie optymalizacji i koordynacji działań;   

• delegowaniu zadań i nadzorze nad ich realizacją (terminową i merytoryczną);   

• znajomości zakresu merytorycznego pracy zespołu;  

• dbaniu o spójność logiczną i merytoryczną zadań realizowanych przez zespół;  

• podejmowaniu działań służących zapewnieniu inicjatywy i kreatywności zespołu w zakresie realizacji działań służących osiągnięciu celów określonych w strategii rozwoju ponadlokalnego pn. Strategia Metropolia Krakowska 2030 (dalej: strategia), planach działania i innych dokumentów wykonawczych do strategii;  

• zachowanie zasady bezstronności; poufności oraz braku konfliktu interesów w zakresie pełnionych funkcji;  

• nadzorowanie przestrzegania tajemnicy służbowej oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w podległych zespołach;  

• dbanie o pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie biurowe wykorzystywane do pracy zespołu;  

• udział w czynnościach kontrolnych prowadzonych przez upoważnione instytucje;  

• prowadzenie szkoleń stanowiskowych podległych pracowników.  

2. Nadzór nad pracą zespołu w zakresie obsługi organów Stowarzyszenia i współpraca z Biurem SMK, do których należą m.in.: 

• organizacja posiedzeń Walnego Zebrania Członków, Zarządu SMK i komisji tematycznych, w tym przygotowanie dokumentacji i protokołowanie; 

• współpraca z Zarządem i dyrekcją Biura SMK dotycząca zarządzania zadaniami, kalendarzem oraz bieżącą korespondencją; 

• współpraca z zespołem Biura SMK w realizacji wspólnych zadań, koordynacja działań wynikających z Rocznego Programu Prac Biura SMK oraz Planu Działalności Biura SMK. 

3. Nadzór nad procesami administracyjno-finansowymi i obsługą dokumentacji, do których należą m.in.: 

• zapewnieniem ciągłości pracy zespołu ds. administracji i finansów (AF); 

• przygotowywanie, redagowanie i archiwizacja dokumentów (protokołów, raportów, sprawozdań, regulaminów, pełnomocnictw); 

• organizacja i nadzór nad obiegiem dokumentów w biurze, zgodnie z instrukcjami kancelaryjnymi i archiwalnymi, w tym obsługa elektroniczna poczty i elektronicznego obiegu dokumentów (system wewnętrzny EOD); 

• prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz procesem udzielania informacji publicznej; 

• prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem projektu i weryfikacją realizacji budżetu Stowarzyszenia;

• przygotowywanie i kontrola formalno-rachunkowa dokumentów finansowych (np. opisów rachunków, faktur, wyciągów, not księgowych, itp.), niezbędnych do rozliczania wydatków SMK; 

• wybór, współpraca i nadzór nad zewnętrznymi wykonawcami zadań z zakresu administracyjno-finansowych (biuro rachunkowe, obsługa prawna, obsługa pzp, catering, najem przestrzeni biurowej, informatycy, materiały biurowe, ksero, operator podróży, itp.); 

• poszukiwanie i wdrażanie rozwiązań z zakresu automatyzacji pracy biurowej, w tym wykorzystania narzędzi z AI; 

• zachowywanie i nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w biurze SMK, dbanie o pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie biurowe wykorzystywane do pracy zespołu; 

4. Organizacja wydarzeń i spotkań oraz relacje z partnerami: 

• planowanie i obsługa logistyczna konferencji, szkoleń, warsztatów, forów tematycznych i innych wydarzeń SMK; 

• koordynacja wizyt krajowych i zagranicznych SMK; 

• budowanie relacji z instytucjami współpracującymi z SMK, w tym ministerstwami oraz regionalnymi partnerami; 

• obsługa organizacyjna wyjazdów służbowych pracowników Biura SMK i przedstawicieli SMK (delegacje, itp.). 

5. Przygotowywanie i wsparcie w procesach zamówień publicznych: 

• udział w przygotowywaniu postępowań i nadzór nad realizacją umów; 

• członkostwo w komisjach przetargowych (wg potrzeb); 

• archiwizacja dokumentacji. 

IV. CO MOŻEMY ZAOFEROWAĆ? (warunki pracy i wynagrodzenie): 

1. umowę o pracę (*pierwsza umowa zawierana będzie na okres próbny 3 m-cy, z możliwością dalszego przedłużenia umowy); 

2. wymiar czasu pracy: 1 etat; 

3. możliwość pracy zdalnej, po wcześniejszym uzgodnieniu wymiaru z pracodawcą, (na tym stanowisku max. 2 dni w tygodniu);  

4. wynagrodzenie zasadnicze z przedziału: 

• 6000-8500 zł brutto miesięcznie dla stanowiska Koordynator, lub 

• 7000-9000 zł brutto miesięcznie dla stanowiska Kierownik 

*WAŻNE: w okresie próbnym maksymalne wynagrodzenie zasadnicze  może wynosić dla stanowiska Koordynator max. 7 000 zł brutto, a dla stanowiska Kierownik max. 8 500 zł brutto; 

• dodatek funkcyjny oraz stażowy (zależny od stażu pracy – przysługujący od stażu 5 lat) w wysokości:  

-funkcyjny: 5% + stażowy 1% za każdy dodatkowy rok pracy (maksymalnie 20%) – dla stanowiska koordynator;  

-funkcyjny: 10% + stażowy 1% za każdy dodatkowy rok pracy (maksymalnie 20%) – dla stanowiska kierownik; służbowy laptop i telefon komórkowy; 

• raz w tygodniu lekcje języka angielskiego z native speaker, w max. 6-osobowej grupie; 

• raz w miesiącu dzień poświęcony na naukę i rozwój umiejętności; 

• udział w konferencjach, warsztatach, szkoleniach tematycznych;  

• praca w siedzibie Stowarzyszenia (budynek wyposażony w podjazdy i windy dla osób niepełnosprawnych – na danym stanowisku może zostać zatrudniona osoba niepełnosprawna o niepełnosprawności pozwalającej na pełne wykonywanie obowiązków służbowych); 

• planowane zatrudnienie: od 5 maja 2025 r. (zastrzega się możliwość wcześniejszego lub późniejszego nawiązania stosunku pracy); 

• pierwsza umowa zostanie zawarta na 3 miesięczny okres próbny, z możliwością dalszego przedłużenia umowy (*SMK może w uzasadnionych okolicznościach zrezygnować z okresu próbnego i zawrzeć od razu umowę o pracę). 

V. INFORMACJA O WSKAŹNIKU ZATRUDNIENIA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH W JEDNOSTCE W MIESIĄCU POPRZEDZAJĄCYM DATĘ UPUBLICZNIENIA OGŁOSZENIA 

W Stowarzyszeniu Metropolia Krakowska w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był niższy niż 6%. 

VI.  JAKIE DOKUMENTY NALEŻY DO NAS ZŁOŻYĆ? (wymagane dokumenty) 

1. CV; 

2. kopie dokumentów poświadczających wymagane wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe; 

3. kopie innych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach; 

4. kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, w przypadku kandydata(-ki), który(-a) zamierza skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu na stanowisku urzędniczym z wyłączeniem kierowniczego stanowiska urzędniczego, przysługującego osobie niepełnosprawnej. 

5. Dodatkowo należy wypełnić formularz zawierający klauzulę RODO oraz oświadczenie o niekaralności, zdolności do czynności prawnych i posiadaniu pełni praw publicznych. Formularz należy wypełnić online: https://forms.office.com/e/aDkjsSqKwR  
   

VII. ZASADY NABORU 

Wymagane dokumenty aplikacyjne wyszczególnione w punkcie VI należy składać drogą elektroniczną na adres:  rekrutacja@metropoliakrakowska.pl w terminie do 16.04.2025 r. do godz. 10:00 (decyduje data i godzina wpływu). W tytule wiadomości należy wpisać nr naboru, na który jest składana aplikacja (2/4/2025). 

WAŻNE! Załączniki przesyłane w aplikacji nie mogą przekraczać łącznej wielkości 20 MB.

UWAGA: Kandydat(-ka), który(-a) pozytywnie przejdzie proces rekrutacyjny zobowiązany(-a) będzie do dostarczenia oryginałów dokumentacji aplikacyjnej (CV; kwestionariusz osobowy, oświadczenia, dokumenty poświadczające wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz kwalifikacje, itd.). 

Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu lub bez kompletu wymaganych dokumentów nie będą brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym. W uzasadnionych przypadkach Stowarzyszenie może wezwać do uzupełnienia złożonych dokumentów.  Złożonych dokumentów Stowarzyszenie Metropolia Krakowska nie zwraca. Oferty kandydatów, z wyłączeniem kandydata(-ki) wyłonionego do zatrudnienia zostaną zniszczone. Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej. Zastrzega się możliwość zakończenia postępowania rekrutacyjnego w każdym czasie bez podania przyczyn i bez wyłaniania kandydatów. 

VIII. TERMIN ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH 

Wybrani kandydaci zostaną powiadomieni o terminie rozmowy kwalifikacyjnej, telefonicznie lub drogą elektroniczną najpóźniej w dniu 18 kwietnia 2025 r. 

Przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych na ww. stanowisko planuje się w dniach 24-25 kwietnia 2024 r. w siedzibie Stowarzyszenia Metropolia Krakowska w Krakowie, przy ul. Reymonta 20, lub zdalnie za pomocą narzędzi internetowych. 

Informacja o wyniku naboru zostanie przekazana wyłącznie kandydatom, którzy brali udział w rozmowach kwalifikacyjnych, telefonicznie lub drogą elektroniczną w terminie do dnia 9 maja 2025 r. 

Informacja o wyniku naboru zostanie umieszczona na stronie internetowej Stowarzyszenia oraz w BIP. Planowany termin zamieszczenia informacji to: 9 maja 2025 r. 

W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu z panią Julitą Ewert-Stawowy, tel.: +48 537591213 lub panem Danielem Wrzoszczykiem: tel.: +48 537371213,  e-mail: rekrutacja@metropoliakrakowska.pl.